Ngày 01 tháng 5 năm 2012
 
Thân gửi các anh chị, 
 
Theo lời mời của Ban Cố Vấn, và Ban Điều Hành Hội, chúng tôi xin nhận lãnh trách nhiệm đứng ra tổ chức bầu cử Ban Điều Hành Hội thay thế cho Ban Điều Hành sẽ đáo nhiệm trong năm nay, 2012. 
 
Thể theo Bản Qui Định Bầu Cử Ban Điều Hành được thông qua vào tháng 7, 2008, chúng tôi xin thông báo:
 
I. Đề nghị sửa đổi điều 2 của Bản Qui Định Bầu Cử BĐH Hội (1): Tháng 3 năm 2011, chị Trần Thị Sâm đề nghị, và đã được khá nhiều anh chị ủng hộ, nhiệm kỳ của Ban Điều Hành Hội là 4 thay vì 2 năm. Nay nhằm giản dị hóa thủ tục, chúng tôi xin lấy ý kiến, nếu từ nay đến ngày 15 tháng 6, chúng tôi không nhận được ý kiến gì khác hơn thì xem như chúng ta chấp nhận việc sửa đổi nầy, và nhiệm kỳ của Ban Điều Hành mới sẽ là 4 năm, 2012-2016.
 
II. Căn cứ theo Điều 4, 5, 6 của Bản Qui Định Bầu Cử, chúng tôi xin thông báo lịch trình các giai đoạn của việc tổ chức bầu cử năm nay như sau:
 
A. GHI DANH THAM GIA BẦU CỬ:  
 
1. Ghi danh tham dự bầu cử: Để bảo đảm việc bầu cử được công bằng và minh bạch, chúng tôi kêu gọi tất cả anh chị cựu học sinh Trường TH NLS Bảo Lộc tại hải ngoại ghi danh tham dự bầu cử.
 
a, Thời hạn ghi danh: Được ấn định từ 22-4-2012 đến 10-8-2012
b, Việc ghi danh theo 3 cách: email, thư thường và điện thoại.
c, Những chi tiết cần thiết: Để tiết kiệm thời gian của anh chị, và cũng dễ dàng cho chúng tôi, một mẫu ghi danh được soạn sẵn. Xin ghi những chi tiết cần thiết, gởi email hay thơ thường hoặc gọi cho Ban Tổ Chức Bầu Cử. (Mẫu và địa chỉ ở cuối thư)
 
2. Ghi danh ứng cử và đề cử:  Thời hạn để các Liên Danh thông báo ứng cử và đề cử là từ nay và hạn chót ngày 15-6-2012. Xin gởi về địa chỉ Ban Tổ Chức Bầu Cử ở cuối thư. 
 
B. BẦU CỬ:  
Sau ngày 15-6-2012, trễ nhất là một tuần, chúng tôi sẽ công bố Liên Danh ứng hoặc đề cử. Sau đó việc bầu được bắt đầy theo sự phân định như sau:  
 
1. Bầu theo thể thức email, thư thường, hay điện thoại:  Xin chọn một trong 3 thể thức vừa kể. Hạn chót 23-8-2012 15:00 (giờ California).  Vì sự tiện lợi,  chúng tôi mong anh chị chọn theo phương thức bầu cử nầy.
 
2. Bầu theo thể thức hiện diện: Nếu bầu theo thể thức hiện diện, xin đến tham dự buổi tiệc Tiền Đại Hội. Địa chỉ và thời gian sẽ thông báo sau.
 
C. TUYÊN BỐ KẾT QUẢ:
 
Sau khi phối kiểm tất cả số phiếu của các phương thức bầu cử, chúng tôi sẽ tuyên bố kết quả trên Trang Nhà của Hội, trễ nhất là ngày 25-08-2012 17:00 (giờ California).
 
Chúng tôi sẽ giới thiệu Ban Điều Hành mới được bầu trong đêm Đại Hội. 
 
Xin anh chị xem sự công bố lá thư nầy trên Trang Nhà là thông báo chánh thức.
 
Để thông báo nầy đến với tất cả các anh chị, chúng tôi sẽ tận lực phối hợp với việc email, điện thoại. Tuy nhiên, vì nhân lực, thời gian có hạn cũng như số điện thoại và địa chỉ email chưa được cập nhật nên nếu có sự thiếu sót, mong được anh chị cảm thông.
 
Rất cám ơn và mong mõi được sự hợp tác tích cực của tất cả anh chị, nhờ chuyển giúp lá thư nầy đến các bạn bè thân cận hầu chúng ta đạt được một cuộc bầu cử công bằng và thành công. 
 
Thân chào,  
 
Phan Bá Sáu
Đại diện Ban Tổ Chức Bầu Cử
 
Địa chỉ liên lạc của Ban Tổ Chức Bầu Cử
 
Mr. Sau Phan
33771 N. Summerfields Dr., IL 60031 USA
Phone 414-379-3806 (Cell)  
Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. 
 
 
Mẩu ghi danh tham dự bầu cử
 
Tên họ: …………………………................ Ban học: ……………. Niên Khoá: .......…………......
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………..............................
Email: …………………………………………………..   ĐT: ………………….................................
 
Tên hai người bạn học cùng lớp hay cùng trường(Phần nầy chỉ dành cho những anh chị ghi danh lần đầu. Các anh chị đã ghi danh trong bầu cử trước đây không phải ghi những chi tiết dưới đây)
 
1, Tên họ: …………………………........... Ban học: ……………. Niên Khoá:..............…………..
Địa chỉ: ………………………………………………………………….......................……………….
Email: …………………………………………………...... ĐT: ………..................................……......
1, Tên họ: …………………………........... Ban học: ……………. Niên Khoá:..............…………..
Địa chỉ: ………………………………………………………………….......................……………….
Email: …………………………………………………...... ĐT: ………..................................……......
 
(1) Điều Lệ Qui Định Bầu Ban Điều Hành Hội Cựu Học Sinh Trường Trung Học Nông Lâm Súc Bảo Lộc được thông qua vào tháng 7, 2008
 
ĐIỀU LỆ QUI ĐỊNH BẦU CỬ BAN ĐIỀU HÀNH HỘI CỰU HỌC SINH TRƯỜNG TRUNG HỌC NLS BẢO LỘC
 
1. Ban Điều Hành gồm:
 
-         Hội Trưởng
-         Phó Hội Trưởng Nội Vụ
-         Phó Hội Trưởng Ngoại Vụ
-         Tổng Thư Ký
-         Thủ Quỹ
 
Vì lý do nào đó, Hội Trưởng không thể tiếp tục chức vụ, Tổng Thư ký sẽ là người đãm nhận trách nhiệm Hội Trưởng cho đến hết nhiệm kỳ.
 
Ngoài ra, nếu có sự thay đổi nhân sự khác trong Ban Điều Hành, Hội trưởng sẽ chọn tìm người thay thế với sự thuận ý đa số của Ban Điều Hành.  
 
2. Nhiệm kỳ của Ban Điều Hành là hai năm.
 
3. Ban Tổ chức Bầu Cử: được thành lập khi nhiệm kỳ của Ban Điều Hành sắp đáo hạn, với thành phần như sau:
  -     Trưởng Ban: Một vị trong quí Thầy Cô được mời đãm trách chức vụ nầy.
  -     Phó Trưởng Ban: Một vị trong quí Thầy Cô, hay một hội viên được mời đãm trách chức vụ nầy.
 
  -     Nhân sự hợp tác trong Ban Tổ chức Bầu Cử: gồm từ năm đến mười hội viên sẽ được mời đãm trách chức vụ nầy.
  -     Nhiệm vụ của Ban Tổ Chức Bầu Cử được chấm dứt ngay khi việc bàn giao Ban Điều Hành xong.
  -     Những viên chức trong Ban Điều Hành đương nhiệm hay những hội viên ra tranh cử không được tham dự vào ban nầy.
 
4. Thể thức ứng cử và đề cử:  Bất cứ hội viên chánh thức đã đóng niên liễm đều có quyền ứng cử và đề cử theo thể thức LIÊN DANH.  Danh sách ứng và đề cử được gởi đến Ban Tổ chức Bầu Cử và được công bố theo qui định.
 
5. Quyền hạn Hội viên: Bất cứ hội viên chánh thức nào cũng có quyền tham dự trong việc bầu cử.  Vì hoàn cảnh thực tế hiện nay, việc tham gia bầu cử tạm thời qui định với quý anh chị em cựu học sinh của trường tại hải ngoại thôi.  
 
Căn cứ vào tình trạng thực tế hiện tại, việc ghi danh bầu cử được qui định như sau:
 
a. Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại
b. Năm nhập học, ra trường và ban đã học nếu có
c. Kèm theo tên họ, địa chỉ, số điện thoại, năm nhập học, ra trường và ban đã học nếu có, của hai người bạn học cùng lớp hay cùng trường có thể xác nhận người ghi danh đúng là cựu học sinh của trường NLSBL.
d. Để giản lược hoá, khoảng (c) chỉ áp dụng cho những anh chị ghi danh tham dự bầu cử lần đầu. Khi ghi danh chung ba người trở lên cũng không cần ghi tên hai người bạn học cùng lớp hay cùng trường.
 
Một lá thư của Ban Tổ Chức Bầu Cử sẽ được thông báo trên Trang Nhà ghi rõ thời  hạn ghi danh.
 
6.  Thể thức bầu cử được ấn định như sau:  Chỉ có anh chị có tên trong danh sách ghi danh tham dự bầu cử được quyền bầu.  Có thể chọn một trong ba cách bầu như sau:
-      Bằng e-mail: Trong thời hạn qui định (khoảng 2 tuần), gởi email về theo địa chỉ qua lá thư thông báo của Ban Tổ Chức Bầu Cử.
-      Bầu tại chỗ:  Theo phương thức bỏ thăm kín. Ngày giờ và địa điểm sẽ được thông báo trong lá thư của Ban Tổ chức Bầu Cử. (tiện nhất trong ngày Tiền Đại Hội)
-      Bằng thư:      Cách nầy dự trù cho một số anh chị không dùng e-mail.
 
7. Tuyên bố kết quả và giới thiệu Ban Điều Hành mới: Ban Tổ Chức Bầu Cử sẽ căn cứ trên nguyên tắc hợp lý, để bảo đảm sự công bằng trong việc tổ chức bầu cử, và đề ra phương cách làm việc của ban.  Trưởng Ban Tổ Chức Bầu Cử hay người đại diện sẽ tuyên bố kết quả trên Trang Nhà chậm nhất 3 giờ trước khi Đại Hội khai mạc và Ban Điều Hành mới sẽ được giới thiệu trong ngày Đại Hội.
 
Nhiệm vụ của Ban Điều Hành cũ sẽ chấm dứt sau khi bàn giao. Những gì thuộc tài sản của Hội sẽ được chuyển giao cho Ban Điều Hành mới và hạn định trong vòng một tháng sau khi có Ban Điều Hành mới.  Ban Cố Vấn sẽ giám sát việc bàn giao.